- kliknij „Widok tygodnia z tym dniem” i kliknij na nagłówku dnia tygodnia który chcesz zobaczyć. Jeśli chcesz obejrzeć inny tydzień – kliknij na strzałkach przy datach ograniczających tydzień (widoczne na środku ekranu”) aby przesuwać się po jednym tygodniu do przodu/do tyłu.

- lub kliknij na ikonkę „widok miesiąca” i tam wybierz dzień lub przewiń do miesiąca następnego/poprzedniego poprzez kliknięcie strzałek przy kalendarzu miesiąca.

2. Widok dnia/tygodnia/miesiąca

W widoku dnia pokazane są zdarzenia dnia opisanego datą umieszczoną centralnie w górnej części ekranu.

W widoku tygodnia pokazywany jest rozkład tygodnia – po kliknięciu na konkretny dzień wyświetli się jego rozkład.

Kliknięcie ikony kalendarza miesiąca (na prawo i poniżej bieżącej daty) pokaże rozkład miesiąca a najechanie myszką na datę wyświetli skrótowy rozkład danego dnia.

3. Definiowanie własnego trybu przeglądania kalendarza

Ustawienia widoku dnia

Możesz w każdej chwili zdefiniować tryb przeglądania swojego kalendarza poprzez ustawienie przedziałów w jakich ma być „pocięty” dzień i godzin jakie mają być pokazywane. Jeśli aktualnie przeglądasz widok dnia możesz ustawić tryb pokazywania kalendarza dziennego. Jeśli Twoje spotkania/wizyty odbywają się co 15, 20, 30 lub 60 minut ustaw to w menu „Pokazuj co” XX minut i naciśnij przycisk „Zmień” aby odświeżyć widok. Jeśli chcesz aby kalendarz pokazywał od konkretnej do konkretnej godziny – wybierz je w menu „Od godziny – Do godziny” i naciśnij „zmień” aby odświeżyć widok. Możesz zmieniać te ustawienia w każdej chwili – kalendarz nie zgubi spotkań, które wpisałeś przy innych ustawieniach.

Jeśli aktualnie przeglądasz widok tygodnia w podobny jak powyżej sposób ustaw tryb pokazywania tygodnia. Możesz ustawić pokazywanie całego tygodnia lub tylko dni roboczych, możesz ustawić w jakich przedziałach ma być „pocięty” dzień.

4. Wybór kalendarza dla konkretnego stanowiska pracy (wybór użytkownika)

Przypominacz umożliwia stworzenie kalendarza dla wielu stanowisk pracy. Z góry zdefiniowano kalendarz dla użytkownika nazwanego „Wszyscy”, który pokazuje wszystkie zdarzenia w Firmie/Szkole/Przychodni itp. W górnej prawej części ekranu wyświetlona jest nazwa użytkownika, którego kalendarz obecnie obsługujemy „Kalendarz użytkownika: XXX”. Jeśli mamy zdefiniowanych poszczególnych użytkowników – wybieramy nazwę z listy i klikamy „Zmień” aby przejść do edycji kalendarza tej osoby/stanowiska. Osoby/stanowiska definiujemy wprowadzając ich nazwę w zakładce „Ustawienia”.

5. Definiowanie użytkowników systemu

Aby zdefiniować nowego użytkownika/stanowisko pracy wejdź w zakładkę „Ustawienia”. Kliknij „Kalendarze użytkowników” a następnie „Dodaj kalendarz użytkownika”. Teraz zarówno w widoku dnia jak i tygodnia możesz przejść do kalendarza tego użytkownika.

6. Wprowadzanie zdarzeń do kalendarza

Do kalendarza widocznego na ekranie można wprowadzić nowe zdarzenia. Kliknij w miejscu, odpowiadającym godzinie spotkania/zdarzenia w kolumnie „Osoba”. Pojawi się możliwość edycji. Wpisz imię i nazwisko osoby lub nazwę uprzednio utworzonej grupy. Po wprowadzeniu pierwszych liter lub podwójnym kliknięciu na edytowanym polu Przypominacz będzie podpowiadać imiona, nazwiska i nazwy grup, które już kiedyś zostały wprowadzone. Kliknij aby zaakceptować podpowiedź lub wpisz pełne dane aby dodać nową osobę do bazy. Następnie wprowadź dane w polach „numer telefonu” – jeśli zaakceptowałeś podpowiedź Przypominacza w polu osoba – numer pojawi się sam lub zostanie pominięty w przypadku wyboru grupy osób. Dalej wybierz rodzaj przypomnienia spośród szablonów wcześniej zdefiniowanych w zakładce „Szablony przypomnień”. Kilka standardowych rodzajów przypomnień zdefiniowano w systemie odgórnie, ale możesz stworzyć dowolną liczbę własnych. Wypełnij pole „Kalendarz użytkownika” wskazując której osoby w Twojej Firmie dotyczy wprowadzane zdarzenie. Jeśli nie wypełnisz tego pola – będzie to zdarzenie ogólne dla Firmy nie przypisane do żadnego stanowiska/lekarza/nauczyciela itp. Użytkowników definiujesz w zakładce „Ustawienia”. Możesz tam dodać dowolną liczbę stanowisk (np. lekarzy, nauczycieli, stanowisk serwisowych, agentów ubezpieczeniowych itp., w zależności od branży Twojej Firmy). Następnie wpisz notatkę dotyczącą spotkania/zdarzenia, która będzie dla Ciebie informacją czego ma dotyczyć spotkanie (np. wymiana oleju, przedłużenie polisy, badanie USG itp.). W kolumnie „Operacje” kliknij V aby zatwierdzić lub X aby skasować wpis.

7. Edycja zdarzeń w kalendarzu

a. Zmiana wpisu

Możesz w każdej chwili dokonać korekty wpisu w kalendarzu w zakresie daty, godziny, osoby, rodzaju przypomnienia, treści notatki a także przydzielić dany wpis innemu użytkownikowi kalendarza (np. gdy dany lekarz zachorował, stanowisko naprawcze będzie nieczynne i z innych przyczyn).

W celu zmiany dokonanego wpisu kliknij na nim, wprowadź zmianę (skasuj dotychczasowy wpis, wprowadź nowy korzystając z podpowiedzi po podwójnym kliknięciu” i zatwierdź „V”. Następnie, jeśli chcesz dokonywać drugiej i dalszych zmian odśwież ekran (np. naciskając F5) lub jeszcze raz „widok bieżącego dnia”.

Możesz też edytować dokonane wpisy po kliknięciu „Zmień” na końcu wiersza, którego ma dotyczyć zmiana”.

b. Usuniecie wpisu

Aby usunąć wpis kliknij na końcu wiersza, „Usuń”.

c. Zmiana daty i godziny zdarzenia/spotkania

Aby zmienić datę i/lub godzinę zdarzenia (przesunąć wizytę/zdarzenie na inny termin” kliknij na końcu wiersza, który chcesz zmienić link „Zmień”. Następnie dokonaj korekty parametrów zdarzenia (data – korzystając z kalendarza, godzina, rodzaj przypomnienia, opis) i naciśnij „Zmień”. Zdarzenie zostanie przesunięte na inny termin a przypomnienia ponownie wygenerowane.

8. Tworzenie i edycja szablonów przypomnień

Każdy rodzaj działalności wymaga innego przypomnienia wysłanego do klienta/pacjenta. Przypominacz umożliwia stworzenie szerokiej gamy wzorów przypomnień, zawierających datę i godzinę spotkania/wizyty/zdarzenia wstawiana automatycznie do smsa.

Podczas tworzenia szablonu przypomnienia można zdefiniować następujące jego cechy:

a. Ile razy ma zostać wysłane przypomnienie

b. Na ile czasu przed wizytą/zdarzeniem z kalendarza ma być wysłane pierwsze, a na ile czasu drugie przypomnienie – do wyboru wartości od wysłania smsa bez żadnego wyprzedzenia do 7 dni przed planowanym terminem.

c. Przypomnienie pierwsze może być inne niż drugie.

d. Treść przypomnienia może zawierać datę i czas zdarzenia z kalendarza wstawiane automatycznie do smsa.

Aby stworzyć nowe przypomnienie:

a. Wejdź w zakładkę „Szablony przypomnień”

b. Kliknij „Dodaj szablon”

c. Wpisz nazwę szablonu – nazwę tą będziesz wstawiał w kalendarzu przy dodawaniu nowego zdarzenia/wizyty

d. Wpisz treść przypomnienia. W miejscu, gdzie ma pojawić się data z kalendarza kliknij przycisk z boku „Dodaj znacznik daty do szablonu”. Tam gdzie ma być wstawiona godzina kliknij przycisk z boku „Dodaj znacznik godziny do szablonu”.

e. Możesz umieścić w szablonie również treść swojej notatki, która znajduje się w kalendarzu klikając „Dodaj znacznik notatki do szablonu”. Musisz liczyć się jednak z tym, ze nie cała notatka zostanie wysłana bo jej długość łącznie z szablonem może przekroczyć dopuszczalną długość smsa.

f. Licznik znaków jakie użyto do tworzenia wiadomości znajduje się poniżej przycisku „Dodaj znacznik notatki do szablonu”. Pozwala on na zorientowanie się, czy długość wiadomości nie przekroczy dopuszczalnej długości smsa. System ostrzeże o tym fakcie użytkownika.

Przykład tworzenia przypomnienia:

Użytkownik chce dwukrotnie przypomnieć klientowi o umówionej wizycie, pierwszy raz na dwa dni przed wizytą, drugi raz na dwie godziny przed wizytą.

Klikamy „Dodaj szablon”

W pole „Nazwa Szablonu” wpisujemy Przypomnienie 2 dni i 2 godziny

W pole tekst szablonu wpisujemy: Zakład fryzjerski U Agaty przypomina o umówionej wizycie dnia (tu klikamy „Dodaj znacznik daty do szablonu”) o godzinie (tu klikamy „Dodaj znacznik godziny do szablonu”). Jeśli nie możesz przyjść zadzwoń – 22 6555678

9. Dodawanie odbiorców / Zarządzanie odbiorcami

Dodawanie pojedynczego odbiorcy

System automatycznie dodaje nowego odbiorcę, gdy użytkownik wpisuje nową osobę w kalendarzu. Pojawia się on w zakładce „Odbiorcy” i nie jest przydzielony do żadnej utworzonej tam grupy.

Odbiorcę można także dodać w zakładce „Odbiorcy” w lewej części ekranu poprzez wpisanie danych.

Dane odbiorcy można edytować również w zakładce „Odbiorcy” w lewej części ekranu.

Grupy odbiorców

W działalności Firmy/Przychodni/Szkoły może zaistnieć konieczność stworzenia grup odbiorców i wysyłania do nich wiadomości jednocześnie. W zakładce „Odbiorcy” można utworzyć grupy odbiorców. W tym celu Obok przycisku „Stwórz nową grupę” wpisz nazwę grupy (np. Klasa Ia, posiadacze danego modelu samochodu, pacjenci lekarza X) i kliknij „Stwórz nową grupę”. Teraz możesz zaznaczyć w lewej części ekranu pojedynczych odbiorców a w prawej inne grupy aby dodać ich do stworzonej grupy przyciskiem „Dodaj do grupy”. Do grupy można zatem dodać zarówno pojedyncze osoby jak i stworzoną już grupę. Przykładowo grupa „Cała szkoła” może zawierać podgrupy w postaci klas. Z kolei grupa „Wszyscy pacjenci okulistyki” może zawierać grupy „Pacjenci okulisty X”, Pacjenci okulisty Y itd.

System w sposób inteligentny wysyła przypomnienia. Zatem, jeśli kilka grup zawartych w grupie bardziej ogólnej zawiera tego samego odbiorcę przypomnienie wysłane do grupy spowoduje jednorazowe wysłanie przypomnienia do każdego bez powielania wiadomości.